Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage zum Download + Ratgeber

Ratgeber und Vorlage für WohnungsübergabeprotokollEin Wohnungsübergabeprotokoll sorgt für klare Verhältnisse – das gilt sowohl für den Einzug als auch für den Auszug. Kommt es zwischen den Mietparteien zu Meinungsverschiedenheiten, wird das Schriftstück zum unverzichtbaren Beweismittel. Wir erläutern Inhalt und Funktion des Protokolls, und wo Sie als Mieter oder Vermieter eine rechtssichere Vorlage erhalten.

➥ Das Wichtigste auf einen Blick

  • Mit dem Wohnungsübergabeprotokoll wird der Zustand einer Wohnung oder eines Hauses beim Ein- und Auszug schriftlich dokumentiert.
  • Das Protokoll ermöglicht eine rechtssichere Wohnungsübergabe, und dient bei Meinungsverschiedenheiten oder einer gerichtlichen Auseinandersetzung als Beweismittel zur Klärung des Sachverhalts.
  • Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch rechtlich verbindlich, wenn es genutzt wird.

Woher bekomme ich eine fertige Vorlage?

Häufig bringt der Vermieter oder Makler bereits ein fertiges Formular zur Wohnungsübergabe mit, sodass Sie sich als Mieter gar nicht darum kümmern müssen. Eventuell ist dies jedoch nicht der Fall, und es muss erst ein Protokoll angefertigt werden. Hierfür kann ein rechtssicheres Dokument vom Experten genutzt werden (empfehlenswert). Eine Wohnungsübergabeprotokoll Vorlage kann hier als PDF heruntergeladen werden. Alternativ können Sie auch ein Muster kostenlos selbst erstellen. Was darin vorkommen sollte, finden Sie hier.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Sinn und Zweck eines Übergabeprotokolls besteht nach der juristischen Auffassung durch den BGH (siehe NJW 1098, 446) darin, den Zustand einer Wohnung beweissicher zu dokumentieren. Das Protokoll ermöglicht eine ordnungsgemäße und rechtssichere Übergabe eines Mietobjekts. Kommt es später zu Meinungsverschiedenheiten oder gar einer gerichtlichen Auseinandersetzung, ist es ein wesentliches Dokument zur Klärung des Sachverhalts. Der Mieter kann somit nur für Schäden verantwortlich gemacht werden, die in dem Protokoll aufgeführt wurden (siehe hierzu OLG Celle, MDR 1998,49). Mit der Unterschrift auf dem Dokument bezeugen Mieter und Vermieter den gegenwärtigen Zustand der Wohnung. Das Wohnübergabeprotokoll kann nicht nur beim Auszug, sondern ebenfalls beim Einzug verwendet werden. Das Schriftstück kann im Laufe der Zeit auch angepasst werden, wenn z.B. Mieter oder Vermieter bauliche Veränderungen vornehmen.

Was muss alles in ein Wohnungsübergabeprotokoll rein?

Spezielle Formvorschriften gibt es nicht. Das Protokoll sollte aus beweistechnischen Gründen jedoch immer schriftlich angefertigt werden. Es sollte bestimmte Punkte und Angaben enthalten, damit alle Eventualitäten erfasst werden, siehe Auflistung unten. Jeder Raum sollte aufgeführt werden, auch dann wenn keine sichtbaren Schäden vorhanden sind. Zusätzlich kann auch eine Vereinbarung über die Beseitigung eventueller Schäden und Mängel aufgeführt werden. Beide Mietparteien erhalten später ein unterschriebenes Exemplar für die eigenen Unterlagen. Um alle Eventualitäten zu berücksichtigen, ist es sinnvoll, eine von Experten erstellte rechtssichere Vorlage zu nutzen.

  • Beschreibung des Mietobjekts mit Adresse
  • Name und Adresse von Mieter und Vermieter oder deren Vertreter
  • Unterschriften beider Mietparteien oder deren Vertreter
  • Datum der Wohnungsübergabe
  • alle festgestellten Mängel und Schäden, Zählerstände von Wasser, Strom oder Gas, Anzahl der Schlüssel
  • empfehlenswert: Dokumentation der Schäden anhand von Fotos
  • zwischenzeitlich durchgeführte Renovierungen oder Vereinbarung zu Renovierungen und / oder Kostenübernahmen
  • Nachfristsetzungen für die Instandsetzung von Schäden

Wie rechtsverbindlich / bindend ist das Dokument?

Das Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht geregelt. Mieter und Vermieter sind demnach nicht verpflichtet es zu nutzen. Ebenso ist keine Seite verpflichtet, das Protokoll anzuerkennen oder zu unterschreiben. Verweigert eine der Parteien die Unterschrift, hat das Dokument zunächst keine Gültigkeit. Verweigert der Vermieter die Abnahme zwecks Protokoll, kann der Mieter allein eine Bestandsaufnahme durchführen. Damit diese später rechtlich anerkannt wird, sollte in einem solchen Fall ein sachkundiger Zeuge hinzugezogen werden. Von derselben Möglichkeit kann der Vermieter Gebrauch machen, falls der Mieter die Unterschrift verweigert. Durch die aufgeführten Zeugen welche auf dem Protokoll unterschreiben, erlangt das Dokument seine Beweiskraft. Ein Wohnübergabeprotokoll ist für den Mieter von Vorteil, für den Vermieter hingegen von Nachteil. Nach der rechtlichen Auffassung des AG Pforzheims aus dem Jahre 2005 ist das Übergabeprotokoll ein negatives Schuldanerkenntnis nach § 397, Abs. 2 BGB). Wird es von beiden Parteien unterschrieben, trägt der Vermieter das Risiko nicht entdeckter Schäden. Eine Ausnahme gilt dann, wenn der Mieter Schäden bewusst verschweigt, siehe arglistige Täuschung. Das LG Münster (WuM 1990, 201) betrachtet das Protokoll nicht nur als Beweismittel, sondern sieht darin auch eine rechtsgestaltende Wirkung, die praktisch keinen Gegenbeweis mehr zulässt. Die genaue Bezeichnung des Protokolls ist rechtlich nicht von Bedeutung. Es kann auch als Abnahmeprotokoll bezeichnet werden. Beide Parteien können sich bei der Wohnungsübergabe durch eine andere Person vertreten lassen, welche auch das Protokoll unterschreibt.

Worauf Mieter und Vermieter achten sollten

Das ist für Mieter wichtig

Das Übergabeprotokoll sollte – insbesondere beim Einzug des Mieters – immer nur bei Tageslicht erfolgen, um keine Schäden zu übersehen. Nur Mängel welche beim Einzug auf dem Protokoll erfasst werden, können später beim Auszug vom Vermieter geltend gemacht werden (siehe hierzu auch OLG Düsseldorf, Az. 10 U 64/02). Sowohl beim Ein- als auch beim Auszug sollten die Zählerstände für Gas und Strom festgehalten werden. Der Zustand der Wohnung bei Einzug ist genau aufzuführen (z.B. renoviert, nicht renoviert). Beim Auszug sollte das Wohnübergabeprotokoll erst dann angefertigt werden, wenn alle Möbel und sonstigen Einrichtungsgegenstände bereits entfernt wurden. Generell sollte bei jeder Protokollanfertigung immer ein Zeuge anwesend sein, welcher namentlich (Vor- und Zuname) aufgeführt wird, und ebenfalls unterschreibt.

Das ist für Vermieter wichtig

Die Wohnungsübergabe – insbesondere beim Auszug des Mieters – sollte nur bei Tageslicht erfolgen. Bei der Anfertigung des Protokolls ist eine möglichst genaue Beschreibung der Sachverhalte wichtig. Pauschale Floskeln (abgenutzt, löchrig, verwohnt, etc.) sollten vermieden werden. Bei durchgeführten Schönheitsreparaturen durch den Mieter sollte die Qualität zusätzlich durch einen Fachmann geprüft werden. Unsachgemäße Anstriche oder nicht richtig verklebte Tapeten sollte ebenfalls im Protokoll erfasst werden. Dies kann später bei der Verrechnung von Forderungen mit der Mietkaution hilfreich sein. Auch für den Hausherrn ist es sinnvoll, einen Zeugen zur Übergabe mitzunehmen. Ein Vermieter kann am Ende nur Schäden geltend machen, welche im Protokoll vermerkt wurden. Es sei denn, der Mieter hat sie bewusst verschwiegen.

  • Kratzer und Sprünge in Küche, Bad und WC
  • Wurden Badfliesen angebohrt?
  • Zustand eventuell vorhandener Einbaumöbel
  • Fenster und Türen auf Schäden prüfen
  • Elektrogeräte auf Funktion prüfen
  • Überprüfung von Kleinteilen wie Fenstergriffe, Wasserhahn, Türschlösser etc.
  • Bodenbelag inkl. Abschlussleisten checken
  • Keller, Garage und Balkon auf Schäden prüfen
  • Zählerstände (Gas, Strom), Schlüssel

Abnahmeprotokoll und Mietkaution

In dem Moment wo keine offenen Forderungen des Vermieters mehr bestehen, hat der Mieter grundsätzlich ein Recht auf Rückzahlung der Mietkaution. Das Wohnungsübergabeprotokoll bestätigt hierbei eine einwandfreie Übergabe der Wohnung. Jedoch darf der Vermieter auch danach noch einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, wenn noch eine Nebenkostenabrechnung aussteht, aus der eine Nachzahlung zu erwarten ist. Der Mieter hat allerdings einen Anspruch auf Auszahlung des Differenzbetrags, siehe Urteil des Amtsgerichts Gießen vom 10.5.2012, Az.: 48 C 352/11.

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