Wohnungsübergabeprotokoll: Muster-Vorlage für Auszug + Ratgeber

Der Auszug ist beinahe geschafft, nun muss noch die Wohnung an den Vermieter übergeben werden. Hierbei sorgt das Wohnungsübergabeprotokoll für klare Verhältnisse. Denn bei Meinungsverschiedenheiten wird das Schriftstück zum unverzichtbaren Beweismittel. Wir erläutern was drin stehen muss, und bieten eine rechtssicheres Muster Formular zum Download an.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll (Bedeutung)?

Sinn und Zweck eines Übergabeprotokolls ist, den Zustand einer Mietwohnung beweissicher zu dokumentieren. Das Schriftstück ermöglicht eine ordnungsgemäße und rechtssichere Übergabe. Kommt es später zu Meinungsverschiedenheiten oder einer gerichtlichen Auseinandersetzung, ist es ein wesentliches Dokument zur Klärung des Sachverhalts. Das Protokoll kann sowohl für die Wohnungsübergabe bei Auszug, als auch beim Einzug verwendet werden. In dem Fall wird es als Abnahmeprotokoll bezeichnet.

Was muss alles in ein Wohnungsübergabeprotokoll bei Auszug rein?

Spezielle Formvorschriften gibt es nicht. Das Protokoll sollte aus beweistechnischen Gründen jedoch immer schriftlich angefertigt werden. Wichtig ist eine möglichst detaillierte Beschreibung der Sachverhalte. Pauschale Floskeln (abgenutzt, löchrig, verwohnt, etc.) sollten vermieden werden. Jeder Raum wird aufgeführt, auch wenn keine sichtbaren Schäden vorhanden sind. Bei bestehenden Mängeln treffen die Mietparteien eine Vereinbarung zur Beseitigung. Das Schriftstück wird im Laufe der Zeit angepasst, z.B. bei baulichen Veränderungen. Beide Mietparteien erhalten später ein unterschriebenes Exemplar für die eigenen Unterlagen.

• Beschreibung des Mietobjekts mit Adresse
• Name und Adresse von Mieter und Vermieter oder deren Vertreter
• Unterschriften beider Mietparteien sowie Datum der Wohnungsübergabe
• Zählerstände von Wasser, Strom oder Gas, Anzahl der Schlüssel
• Festgestellte Mängel und Schäden, empfehlenswert ist die Dokumentation anhand von Fotos
• Zwischenzeitlich durchgeführte Renovierungen oder Vereinbarung zu Renovierungen und / oder Kostenübernahmen
• Nachfristsetzungen für die Instandsetzung von Schäden

Wer erstellt ein Übergabeprotokoll für die Wohnung?

Das Wohnungsübergabeprotokoll unterliegt keinen gesetzlichen Vorschriften. Es kann demnach von jedermann erstellt werden. Häufig bringt der Vermieter oder Makler bereits ein ausgefülltes Formular zur Wohnungsübergabe mit. Eventuell ist dies jedoch nicht der Fall. Dann sollten Sie als Mieter vorbereitet sein, und eventuell schon eine fertige Vorlage dabei haben.

Protokoll selbst erstellen, oder fertiges Muster verwenden?

Da sich in der Praxis im Laufe der Zeit bestimmte Inhalte bewährt haben, sollte die Erstellung möglichst nach einem gängigen Muster erfolgen. Entweder Sie schreiben die enthaltenen Punkte (siehe Auflistung oben) in ein selbst angefertigtes Dokument. Oder Sie nutzen ein rechtssicheres Formular vom Experten, welches Sie als PDF oder Word-Dokument herunterladen können.

Wohnungsübergabeprotokoll nicht unterschreiben: Ist das möglich?

Das Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht geregelt. Sowohl Mieter und Vermieter sind demnach nicht verpflichtet, es zu nutzen. Das bedeutet, dass ebenso keine Seite verpflichtet ist, das Protokoll anzuerkennen oder zu unterschreiben. Verweigert eine der Parteien die Unterschrift, hat das Dokument keine Gültigkeit. Doch was tun, wenn das Wohnungsübergabeprotokoll nicht unterschrieben wurde, man aber trotzdem die Abnahme dokumentieren möchte? Verweigert der Vermieter die Unterschrift, kann der Mieter allein eine Bestandsaufnahme durchführen. Damit die Wohnungsübergabe ohne Protokoll rechtlich anerkannt wird, sollte in einem solchen Fall ein sachkundiger Zeuge hinzugezogen werden. Von derselben Möglichkeit kann der Vermieter Gebrauch machen, falls der Mieter die Unterschrift verweigert. Durch die aufgeführten Zeugen welche darauf unterschreiben, erlangt das Dokument seine Beweiskraft.

Ist ein Übergabeprotokoll rechtlich verbindlich?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn es genutzt wird, ist es jedoch rechtlich verbindlich. Mit der Unterschrift auf dem Dokument bezeugen Mieter und Vermieter den gegenwärtigen Zustand der Wohnung. Nur Mängel welche beim Einzug auf dem Protokoll erfasst werden, können später beim Auszug vom Vermieter geltend gemacht werden (siehe hierzu auch OLG Düsseldorf, Az. 10 U 64/02). Nach der rechtlichen Auffassung des AG Pforzheims aus dem Jahre 2005 ist das Übergabeprotokoll ein negatives Schuldanerkenntnis nach § 397, Abs. 2 BGB). Einfach ausgedrückt bedeutet das: „Alles was nicht drin steht, existiert auch nicht“. Der Mieter kann also nur für Schäden verantwortlich gemacht werden, die darin aufgeführt wurden (siehe hierzu OLG Celle, MDR 1998,49). Das LG Münster (WuM 1990, 201) betrachtet das Übergabeprotokoll nicht nur als Beweismittel, sondern sieht darin auch eine rechtsgestaltende Wirkung, die praktisch keinen Gegenbeweis mehr zulässt. Die genaue Bezeichnung ist rechtlich nicht von Bedeutung. Es kann auch als Wohnungsabnahmeprotokoll oder Übernahmeprotokoll benannt werden. Beide Parteien können sich bei der Wohnungsübergabe durch eine andere Person vertreten lassen, welche auch das Protokoll unterschreibt.

Was passiert bei nachträglichen Mängeln trotz Übergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist für den Mieter von Vorteil, für den Vermieter hingegen von Nachteil. Nach der mängelfreien Übergabe ist der Mieter raus aus der Nummer, der Vermieter trägt hingegen das Risiko nicht entdeckter Schäden. Eine Ausnahme gilt dann, wenn der Mieter Schäden bewusst verschweigt, siehe arglistige Täuschung.

Übergabeprotokoll für Wohnung und Mietkaution

In dem Moment wo keine offenen Forderungen des Vermieters mehr bestehen, hat der Mieter grundsätzlich ein Recht auf Rückzahlung der Mietkaution. Das Protokoll bestätigt hierbei eine einwandfreie Übergabe der Wohnung. Der Vermieter kann jedoch auch danach noch einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, wenn noch eine abschließende Nebenkostenabrechnung aussteht, aus der eine Nachzahlung zu erwarten ist. Der Mieter hat allerdings einen Anspruch auf Auszahlung des Differenzbetrags.